BOOKDOC PRIVACY POLICY
NOTICE UNDER THE PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010
The Personal Data Protection Act 2010 regulates personal data processing in commercial transactions and applies to Health4U Solutions Sdn Bhd (“we”, “us”, “our”).
1. Processing of Personal Data
This Notice informs you that your personal data is processed by us or on our behalf when you use the BookDoc website, mobile applications and associated services.
2. Types of Personal Data Collected
Personal data may include your name, age, gender, identification number, date of birth, ethnicity, language, nationality, address, email, telephone, social media information, employee ID, job grade, beneficiary coverage, bank and payment details, EPF and SOCSO numbers, healthcare appointments, consultation costs, medical history, health and fitness records, insurance details, account credentials, photographs, videos, uploaded content and communications with us.
3. Purposes of Processing Personal Data
We process personal data to connect you with healthcare providers; identify your location where relevant; deliver healthcare and related services; process transactions; communicate appointment reminders; meet legal obligations; send announcements and promotions; determine benefit eligibility; support hosting, billing, storage, security, insurance verification and analytics; maintain records; conduct audits and investigations; manage events and wellness programmes; investigate complaints; prepare statistical reports; analyse service quality; and develop and improve our services. Required information must be provided to enable the relevant services.
4. Sources of Personal Data
We collect information through registration, surveys, use of our website and applications, mobile devices, events, challenges, communications, cookies and analytics, employers, healthcare providers, partners and sponsors. With your authorisation, information may also be collected from Apple HealthKit.
5. Data Protection and Security
We use access controls, encryption during transmission and storage, backups and recovery, masking and anonymisation, audit logging, staff security training and incident-response procedures. We retain information for legitimate service, legal and operational purposes and securely dispose of data when it is no longer required, subject to applicable requirements.
6. Accuracy of Personal Data
You are responsible for keeping the personal data you provide accurate, complete, not misleading and up to date. Inaccurate or missing information may affect the services we can provide.
7. Personal Data Relating to Other Individuals
Where we require information about another person to process your information, we may request your assistance in obtaining that information or the relevant authorisation.
8. Your Rights and Contact Information
Subject to applicable law, you may request access to, correction or deletion of personal data, or inquire about limiting processing. Contact the Personal Data Protection Officer at pdpa@bookdoc.com or 1300-88-2362. Access fees may apply: RM2 without a copy and RM10 with a copy for personal data; RM5 without a copy and RM30 with a copy for sensitive personal data. We may refuse requests where permitted by law and will provide reasons.
9. Disclosure of Personal Data
For the purposes described in this Notice, we may disclose personal data to related companies, employers where applicable, business partners, sponsors, clients, logistics providers, agents, contractors, service providers, healthcare providers, insurers, government agencies, regulators and other parties authorised by you or required by law.
10. Transfer of Personal Data Outside Malaysia
We may transfer personal data outside Malaysia for the purposes described in this Notice, subject to applicable legal requirements.
11. Use of Artificial Intelligence (AI)
Optional AI features include Food Log (food-photo recognition and suggestions), AskAbe (responses to health questions) and Mood Log (short supportive comments). Only request content and a return reference number are sent to the AI provider, not identifying profile details. The AI provider does not use the content of your request or the response to train its models. AI outputs are informational, not diagnoses or substitutes for professional advice, and are not used for employment, benefit, insurance or healthcare-access decisions. Mood entries and AI outputs are not disclosed to employers. To request disabling these features, email pdpa@bookdoc.com.
12. Amendments to this Notice
We may amend this Notice and publish updates on the website or through other appropriate channels.
13. Rights Under the Act
Nothing in this Notice limits your rights or our rights under the Personal Data Protection Act 2010.
14. Language
If the English and translated versions of this Notice are inconsistent, the English version prevails.
USE OF GOOGLE USER DATA
15. Google Data We Access
With your permission, we may access your Google account name, email and identifier; steps, calories, active energy, basal metabolic rate and exercise sessions; heart rate, blood pressure, weight, height, BMI, body composition, blood glucose, HbA1c, cholesterol and sleep records; and Google Calendar information needed to manage BookDoc appointments. We do not access Contacts, Gmail, Drive or location history outside the permissions described. Google connection is optional.
16. How We Use Google Data
We use authorised Google data to show activity and health trends, calculate challenge scores and rankings, award points and rewards, manage appointments and prepare aggregate corporate wellness statistics. Individual health information is not disclosed to employers unless the programme design requires it and participants are informed at enrolment. We do not sell Google data, use it for advertising or train general-purpose AI models with it.
17. How We Share Google Data
Google data is shared only with you through BookDoc; with employers or sponsors within the disclosed scope of a wellness programme; with contracted infrastructure providers under confidentiality and processing restrictions; or when required by law or necessary for platform security. We do not sell or rent Google data.
18. How We Protect Google Data
We use TLS encryption, encrypted storage of OAuth access and refresh tokens, token-access restrictions, least-privilege access controls, audit logs, backups, data masking, security training, incident response and secure disposal.
19. Retention and Deletion of Google Data
You may disconnect Google through BookDoc or revoke access at https://myaccount.google.com/permissions. Synchronisation then stops and stored access and refresh tokens are deleted. Previously synchronised health and activity data remains in BookDoc history to support challenges, scores, rewards and certificates, but no new data is synchronised. We do not keep copies of your Google Calendar contents; appointments already added remain until you remove them. Google Health data is deleted when your BookDoc account is deleted, except where retention is legally required. For data requests, contact pdpa@bookdoc.com or 1300-88-2362.
20. Google API Limited Use Requirements
Our use of information received through Google APIs complies with the Google API Services User Data Policy and applicable Limited Use requirements, including the Google Health API Developer and User Data Policy.
21. Changes to Google Data Practices
If our Google data practices change, we will update this policy and notify users through the application before the changes take effect.
DASAR PRIVASI BOOKDOC
NOTIS DI BAWAH AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI 2010
Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 mengawal pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial dan terpakai kepada Health4U Solutions Sdn Bhd (“kami”).
1. Pemprosesan Data Peribadi
Notis ini memaklumkan bahawa data peribadi anda diproses oleh kami atau bagi pihak kami apabila anda menggunakan laman web BookDoc, aplikasi mudah alih dan perkhidmatan berkaitan.
2. Jenis Data Peribadi yang Dikumpulkan
Data peribadi boleh merangkumi nama, umur, jantina, nombor pengenalan, tarikh lahir, etnik, bahasa, kewarganegaraan, alamat, e-mel, telefon, maklumat media sosial, ID pekerja, gred jawatan, perlindungan benefisiari, butiran bank dan pembayaran, nombor KWSP dan PERKESO, janji temu kesihatan, kos konsultasi, sejarah perubatan, rekod kesihatan dan kecergasan, butiran insurans, kelayakan akaun, gambar, video, kandungan dimuat naik dan komunikasi dengan kami.
3. Tujuan Pemprosesan Data Peribadi
Kami memproses data untuk menghubungkan anda dengan penyedia penjagaan kesihatan; mengenal pasti lokasi apabila berkaitan; menyediakan perkhidmatan; memproses transaksi; menghantar peringatan; mematuhi undang-undang; menghantar pengumuman dan promosi; menentukan kelayakan manfaat; menyokong pengehosan, pengebilan, penyimpanan, keselamatan, pengesahan insurans dan analitik; menyelenggara rekod; menjalankan audit dan siasatan; mengurus program kesejahteraan; menyiasat aduan; menyediakan laporan statistik; menganalisis kualiti perkhidmatan; dan menambah baik produk kami. Maklumat yang diperlukan mesti diberikan untuk membolehkan perkhidmatan berkaitan disediakan.
4. Sumber Data Peribadi
Kami mengumpulkan maklumat melalui pendaftaran, tinjauan, penggunaan laman web dan aplikasi, peranti mudah alih, acara, cabaran, komunikasi, kuki dan analitik, majikan, penyedia penjagaan kesihatan, rakan perniagaan dan penaja. Dengan kebenaran anda, maklumat juga boleh diperoleh daripada Apple HealthKit.
5. Perlindungan dan Keselamatan Data
Kami menggunakan kawalan akses, penyulitan semasa penghantaran dan penyimpanan, sandaran dan pemulihan, penyamaran dan penganoniman, log audit, latihan keselamatan kakitangan dan prosedur tindak balas insiden. Data disimpan bagi tujuan perkhidmatan, undang-undang dan operasi yang sah dan dilupuskan secara selamat apabila tidak lagi diperlukan, tertakluk kepada keperluan berkaitan.
6. Ketepatan Data Peribadi
Anda bertanggungjawab memastikan data yang diberikan adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Maklumat yang tidak tepat atau tidak lengkap boleh menjejaskan perkhidmatan.
7. Data Peribadi Individu Lain
Jika maklumat individu lain diperlukan, kami boleh meminta bantuan anda untuk mendapatkan maklumat atau kebenaran yang berkaitan.
8. Hak Anda dan Maklumat Perhubungan
Tertakluk kepada undang-undang, anda boleh memohon akses, pembetulan atau pemadaman data peribadi atau bertanya tentang had pemprosesan. Hubungi Pegawai Perlindungan Data Peribadi di pdpa@bookdoc.com atau 1300-88-2362. Fi akses mungkin dikenakan: RM2 tanpa salinan dan RM10 dengan salinan untuk data peribadi; RM5 tanpa salinan dan RM30 dengan salinan untuk data peribadi sensitif. Permohonan boleh ditolak jika dibenarkan oleh undang-undang, dengan sebab penolakan dimaklumkan.
9. Pendedahan Data Peribadi
Bagi tujuan dalam Notis ini, kami boleh mendedahkan data kepada syarikat berkaitan, majikan jika berkenaan, rakan perniagaan, penaja, pelanggan, penyedia logistik, ejen, kontraktor, penyedia perkhidmatan, penyedia penjagaan kesihatan, syarikat insurans, agensi kerajaan, pengawal selia dan pihak lain yang dibenarkan oleh anda atau dikehendaki undang-undang.
10. Pemindahan Data Peribadi ke Luar Malaysia
Kami boleh memindahkan data peribadi ke luar Malaysia bagi tujuan dalam Notis ini, tertakluk kepada keperluan undang-undang yang terpakai.
11. Penggunaan Kecerdasan Buatan (AI)
Ciri AI pilihan termasuk Food Log (pengecaman gambar makanan dan cadangan), AskAbe (jawapan kepada soalan kesihatan) dan Mood Log (komen sokongan ringkas). Hanya kandungan permintaan dan nombor rujukan dihantar kepada penyedia AI, bukan butiran profil pengenalan. Penyedia AI tidak menggunakan kandungan permintaan atau jawapan tersebut untuk melatih model mereka. Hasil AI adalah untuk maklumat sahaja, bukan diagnosis atau pengganti nasihat profesional, dan tidak digunakan bagi keputusan pekerjaan, manfaat, insurans atau akses penjagaan kesihatan. Catatan mood dan hasil AI tidak didedahkan kepada majikan. Untuk menyahaktifkan ciri ini, e-mel pdpa@bookdoc.com.
12. Pindaan kepada Notis
Kami boleh meminda Notis ini dan menerbitkan kemas kini di laman web atau melalui saluran yang sesuai.
13. Hak di Bawah Akta
Tiada apa-apa dalam Notis ini yang mengehadkan hak anda atau hak kami di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.
14. Bahasa
Jika terdapat percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan terjemahan, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.
PENGGUNAAN DATA PENGGUNA GOOGLE
15. Data Google yang Kami Akses
Dengan kebenaran anda, kami boleh mengakses nama, e-mel dan pengenal Akaun Google; langkah, kalori, tenaga aktif, kadar metabolisme basal dan sesi senaman; kadar denyutan jantung, tekanan darah, berat, tinggi, BMI, komposisi badan, glukosa darah, HbA1c, kolesterol dan rekod tidur; serta maklumat Google Calendar yang diperlukan untuk mengurus janji temu BookDoc. Kami tidak mengakses Contacts, Gmail, Drive atau sejarah lokasi di luar kebenaran yang dinyatakan. Sambungan Google adalah pilihan.
16. Cara Kami Menggunakan Data Google
Kami menggunakan data Google yang dibenarkan untuk memaparkan aktiviti dan trend kesihatan, mengira skor dan kedudukan cabaran, memberikan mata dan ganjaran, mengurus janji temu serta menyediakan statistik agregat program kesejahteraan korporat. Data kesihatan individu tidak didedahkan kepada majikan kecuali diperlukan oleh reka bentuk program dan dimaklumkan semasa pendaftaran. Kami tidak menjual data Google, menggunakannya untuk iklan atau melatih model AI tujuan umum dengannya.
17. Cara Kami Berkongsi Data Google
Data Google hanya dikongsi dengan anda melalui BookDoc; majikan atau penaja dalam skop program yang dimaklumkan; penyedia infrastruktur berkontrak tertakluk kepada kerahsiaan dan sekatan pemprosesan; atau apabila dikehendaki undang-undang atau perlu bagi keselamatan platform. Kami tidak menjual atau menyewakan data Google.
18. Cara Kami Melindungi Data Google
Kami menggunakan penyulitan TLS, penyimpanan token akses dan penyegaran OAuth yang disulitkan, sekatan akses token, kawalan akses keistimewaan minimum, log audit, sandaran, penyamaran data, latihan keselamatan, tindak balas insiden dan pelupusan selamat.
19. Penyimpanan dan Pemadaman Data Google
Anda boleh memutuskan sambungan Google melalui BookDoc atau membatalkan akses di https://myaccount.google.com/permissions. Penyegerakan akan dihentikan dan token yang disimpan dipadamkan. Data kesihatan dan aktiviti yang telah disegerakkan kekal dalam sejarah BookDoc bagi menyokong cabaran, skor, ganjaran dan sijil, tetapi tiada data baharu disegerakkan. Kami tidak menyimpan salinan kandungan Google Calendar; janji temu yang telah ditambah kekal sehingga anda memadamkannya. Data Google Health dipadamkan apabila akaun BookDoc dipadamkan, kecuali jika penyimpanan diperlukan oleh undang-undang. Hubungi pdpa@bookdoc.com atau 1300-88-2362 untuk permohonan data.
20. Keperluan Penggunaan Terhad Google API
Penggunaan maklumat daripada Google API mematuhi Google API Services User Data Policy dan keperluan Penggunaan Terhad yang terpakai, termasuk Google Health API Developer and User Data Policy.
21. Perubahan kepada Amalan Data Google
Jika amalan data Google berubah, kami akan mengemas kini dasar ini dan memaklumkan pengguna melalui aplikasi sebelum perubahan berkuat kuasa.